Автоматическое обновление реквизитов контрагентов в Битрикс24 с помощью модуля
и интеграции с API
Рассказываем, как Свердловский областной фонд поддержки предпринимательства исключил ошибки в данных, сократил операционные издержки и ускорил работу с тысячами контрагентов
если кратко
Мы, команда Maxed.pro, разработали и внедрили комплексное решение: модуль maxedrequisites для мгновенного заполнения базовых реквизитов и интеграцию с внешней платформой для получения специфических статусов (МСП, НПД).
В результате процесс обновления данных был полностью автоматизирован, что исключает ошибки, сэкономило время сотрудников и сделало CRM единым источником достоверной информации.
Раньше сотрудник фонда тратил до 10 минут на заполнение карточки одного контрагента.
Сейчас проверка и заполнение реквизитов занимает до 10 секунд.
Андрей Журавлев, fullstack-разработчик Maxed.pro
Проблема / Вызов
Работая с тысячами юридических лиц и ИП, сотрудники фонда тратили огромное количество времени на рутинную, но ответственную задачу — ведение базы контрагентов в CRM Битрикс24.
Основные болевые точки:
- Ручной труд: менеджерам приходилось вручную искать информацию на сайте ФНС и других сервисах, а затем копировать реквизиты, адреса и статусы в карточки CRM.
- Человеческий фактор: ручной перенос данных неизбежно приводил к опечаткам, ошибкам и неполноте информации.
- Неактуальность данных: компании меняют юридические адреса, директоров, а предприниматели могут снять с себя статус самозанятого. Отслеживать эти изменения вручную для всей базы было практически невозможно, что приводило к накоплению устаревших сведений.
- Ограниченный функционал: Встроенные возможности Битрикс24 не покрывали всех потребностей клиента, в частности, по получению специфических статусов, таких как принадлежность к реестру МСП или статус плательщика налога на профессиональный доход (НПД).
Цели и задачи
- Исключить ошибки, связанные с человеческим фактором при вводе данных.
- Обеспечить 100% актуальность данных о контрагентах в CRM.
- Сократить время менеджеров на ручной поиск и ввод информации.
- Добавить в карточки контрагентов дополнительные статусы: (МСП, НПД) для принятия управленческих решений.
Наше решение: Гибридная архитектура для максимальной гибкости
Контур 1: Модуль maxedrequisites в Битрикс24
Мы разработали и внедрили на портал Битрикс24 клиента коробочный модуль maxedrequisites. Его задача — автоматизация получения базовой информации.
- Как это работает: при поступлении обращения клиента из CRM-формы или ЛК, модуль мгновенно обращается к API сервиса DaData.ru.
- Результат: Основные реквизиты (название, ОГРН, юридический адрес, ФИО директора и др.) автоматически «подтягиваются» и записываются в нужные поля CRM. Процесс занимает несколько секунд.
Для получения специфических данных, которых нет в DaData, мы задействовали внешнюю платформу на базе фреймворка Symfony и бизнес-процессы Битрикс24.
- Проверка статуса в реестре МСП: Бизнес-процесс обращается к нашему микросервису, который, в свою очередь, делает запрос к API Контур.Фокус и возвращает актуальный статус компании.
- Проверка статуса самозанятого (НПД): Аналогичный бизнес-процесс обращается к микросервису, интегрированному с официальным API ФНС России.
- Гибкость настроек: мы спроектировали модуль так, чтобы администратор портала мог самостоятельно настраивать соответствие полей из API и пользовательских полей в CRM. Это делает решение универсальным для любых, даже сильно кастомизированных порталов Битрикс24.
- Оптимизация нагрузки: для поддержания базы в актуальном состоянии были созданы скрипты, запускаемые по расписанию (cron). Они порционно обрабатывают базу данных, обновляя информацию о контрагентах в фоновом режиме. Это позволяет избежать пиковых нагрузок на сервер и на внешние API.
- Управление очередями: API ФНС имеет строгие ограничения по количеству запросов. Чтобы обойти это, мы реализовали в бизнес-процессе механизм очереди с паузами, который управляет потоком запросов и гарантирует успешную обработку всех контрагентов без блокировок.
Процесс и сроки реализации
- Сроки: 2 месяца
- Аудит и проектирование: Анализ бизнес-процессов клиента и разработка архитектуры гибридного решения.
- Разработка модуля maxedrequisites: Создание, тестирование и публикация модуля для Битрикс24.
- Разработка внешней платформы: Настройка микросервисов на Symfony для интеграции с API Контур.Фокус и ФНС.
- Внедрение и настройка: Установка модуля на портал клиента, настройка бизнес-процессов и скриптов для фонового обновления.
- Обучение и поддержка: Консультация администраторов клиента по работе с новым функционалом.
Сложность заключалась в проектировании гибридной архитектуры, объединяющей модуль Bitrix24, внешнюю платформу на Symfony и несколько API. Это требовало компетенций в backend-разработке, администрировании Bitrix24 и проектировании интеграционных решений.
Андрей Журавлев, fullstack-разработчик Maxed.pro
| Показатель | Было | Стало | |
| Процесс ввода данных | Ручной, нерегламентированный, медленный поиск и копирование информации из разных источников. | Мгновенное автозаполнение всех ключевых реквизитов по ИНН. | |
| Точность данных | Высокий риск ошибок, опечаток, неполных и устаревших сведений. | 100% точность и актуальность данных, получаемых напрямую из первоисточников | |
| Наличие данных | Отсутствовали критически важные для фонда статусы (МСП, НПД) внутри CRM. | Карточка контрагента обогащена информацией, включая статусы, необходимые для принятия решений | |
| Источник информации | Множество внешних сайтов и сервисов. | CRM Битрикс24 стала единым и достоверным источником информации о контрагентах |
Результаты: От рутины
к полной автоматизации
Главный итог проекта — процесс получения, проверки и обновления данных о контрагентах полностью автоматизирован.
Ключевой задачей модуля была онлайн-проверка доступности услуги по статусам клиента: ОПФ, НПД, СМСП, регион и т.д. Результат достигнут: модуль позволяет определить доступность услуги в момент обращения клиента
Ключевые выводы
- Автоматизация — это не роскошь, а необходимость для организаций с большими базами данных. Она напрямую влияет на операционную эффективность и качество принимаемых решений.
- Гибридная архитектура — залог гибкости. Сочетание коробочного модуля и внешней платформы позволило решить сложную задачу, обойдя ограничения как самой CRM, так и внешних сервисов.
- Правильная оркестрация API решает все. Успешная интеграция с несколькими API (DaData, Контур.Фокус, ФНС) требует глубокой экспертизы в backend-разработке и проектировании.
- Фоновые процессы критически важны для Highload-задач. Регулярное обновление всей базы данных порционными скриптами обеспечивает актуальность данных без ущерба для производительности системы.
Реализован сложный, но надежный и масштабируемый продукт. Результат достигнут: создана система, решающая реальную бизнес-задачу.
Андрей Журавлев, fullstack-разработчик Maxed.pro
Рекомендации для подобных проектов:
- проводите аудит: прежде чем что-то автоматизировать, нужно детально понять, как это работает сейчас;
- не бойтесь гибридных решений: не всегда одна технология может решить все проблемы. Комбинируйте возможности CRM, готовых модулей и внешней разработки;
- думайте о будущем: архитектура должна позволять легко добавлять новые источники данных и новые проверки без переделки всей системы. Наше решение это позволяет.
Ваши менеджеры все еще тратят время на ручной ввод реквизитов в CRM?
Свяжитесь с нами, и мы покажем, как автоматизировать процесс, обеспечить 100% точность данных!
Заполните форму ниже.
— Бесплатные Сайты и CRM.